Informationsblatt gemäß Art. 13 DSGVO für Kunden, Interessenten, Dienstleister und Lieferanten
Informationsblatt gemäß Art. 13 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der IHT Planungsgesellschaft mbH. Nachfolgend bekommen Sie einen Überblick über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer Daten.
Die IHT Planungsgesellschaft mbH nimmt den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst und verarbeitet diese im Einklang mit den jeweils anwendbaren gesetzlichen Datenschutzanforderungen.
Was sind personenbezogene Daten?
Personenbezogene Daten sind sämtliche Informationen, die einen Bezug auf Ihre Person aufweisen können (bspw. Name, Vorname, Adresse…).Was ist in diesem Schreiben enthalten?
Mit den nachfolgenden Informationen bekommen Sie einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, welche durch uns und aufgrund Ihres Datenschutzrechts erhoben, verarbeitet und genutzt werden. Welche Daten im Einzelnen von Ihnen erhoben, verarbeitet und genutzt werden, hängt von den jeweils beantragten bzw. vereinbarten Dienstleistungen ab.
Bitte geben Sie die in dem Schreiben enthaltenen Informationen auch an alle aktuell oder zukünftig vertretungsberechtigten Personen weiter, welche die Dienstleistungen/Produkte der IHT Planungsgesellschaft mbH nutzen.
1. Wer ist für die Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?
Verantwortlicher ist:
IHT Planungsgesellschaft mbH
Am Kloßberg 10
D – 64367 Mühltal
Telefon: +49 (0)6151 / 7709-5
E-Mail: datenschutz@iht-gmbh.de
2. Welche Quellen und Daten nutzen wir und nach welchen Kategorien werden die personenbezogenen Daten verarbeitet?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehungen von unseren Kunden, Interessenten, Dienstleistern und Lieferanten erhalten. Des Weiteren verarbeiten wir – sollte dies für die Erbringung unserer Leistungen erforderlich sein – personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen zulässigerweise gewinnen oder die uns von anderen Unternehmen innerhalb der IHT Planungsgesellschaft mbH oder von sonstigen Dritten (z.B. Auskunftei) übermittelt werden. Die nachfolgenden Kategorien an Daten werden von uns verarbeitet:
- Stammdaten: z.B. Name, Vorname, Unternehmensname und Abteilung des Ansprechpartners, Adresse, Telefon, Fax und E-Mail.
- Auftragsdaten: z.B. Adresse, Ansprechpartner, Unternehmensname
- Daten zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen: z.B. Vertragsabrechnungs- und Zahlungsdaten
- Korrespondenz (Schriftverkehr mit Ihnen)
- Kommunikationsdaten
- Werbe- und Vertriebsdaten
- Planungs- und Steuerungsdaten
- Andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten
3. Zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir die Daten?
Wir verarbeiten die vorab genannten personenbezogenen Daten unter Einhaltung der jeweils anwendbaren gesetzlichen Datenschutzanforderungen. Dabei ist die Verarbeitung rechtmäßig, wenn mindestens eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist:
a.) Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z.B. Verwendung der Daten für Marketingzwecke) erteilt haben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor dem 25.05.2018 uns gegenüber erteilt worden sind.
b.) Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6. Abs. 1 lit. b DSGVO)
Damit wir unseren vertraglichen Pflichten zur Erbringung von Leistungen für unsere Kunden nachkommen können oder auch zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage erfolgen, verarbeiten wir Daten. Die Zwecke der Datenverarbeitung ergeben sich in erster Linie aus der konkreten Dienstleistung/Produkt und können unter anderem Bedarfsanalysen und Beratungen umfassen. Die weiteren Einzelheiten zu den Datenverarbeitungszwecken können Sie den Vertragsunterlagen und Allgemeinen Geschäftsbedingungen entnehmen.
c.) Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
Die IHT Planungsgesellschaft mbH unterliegt unterschiedlichen rechtlichen Verpflichtungen, dies bedeutet gesetzliche Anforderungen (z.B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen nach der Abgabenordnung und Handelsgesetzbuch). Zu den Zwecken der Verarbeitung zählen unter anderem auch die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten und auch die Risikobewertung und -steuerung im Unternehmen.
d.) Im Rahmen der Interessensabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen der IHT Planungsgesellschaft mbH oder eines Dritten.
Beispiele sind:
- Verhinderung von Straftaten
- Maßnahmen zur Gebäudesicherung (z.B. Zutrittskontrolle)
- Sicherstellung des IT-Betriebs und der IT-Sicherheit
- Maßnahmen zur Sicherstellung des Hausrechts (z.B. Videoüberwachung -> siehe Aushang)
- Werbung (z.B. Direktwerbung) oder Markt- und Meinungsforschung, soweit Sie der Nutzung Ihrer Daten nicht widersprochen haben
- Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
- Konsultation von und Datenaustausch mit Auskunfteien
4. Wer bekommt meine Daten? (Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten)
Innerhalb der IHT Planungsgesellschaft mbH sind die Abteilungen zugriffsberechtigt, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Auch können von der IHT Planungsgesellschaft mbH sorgfältig ausgewählte und datenschutzkonforme Dienstleister zu diesen Zwecken Daten erhalten.
Dies sind im wesentlichen Unternehmen in den Kategorien:
- Zahlungsverkehr
- Abrechnung
- IT-Dienstleister
- Beratung
- Vertrieb und Marketing
- Dienstleister im Rahmen von Auftragsverarbeitungsverhältnissen
Bei der Datenweitergabe an weitere Empfänger dürfen wir nur Informationen über Sie weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies erfordern, Sie der Datenweitergabe zugestimmt haben oder wir zur Weitergabe befugt sind. Empfänger personenbezogener Daten sind u.a.:
- Öffentliche Stellen oder Institutionen (z.B. Finanzbehörden, Aufsichtsbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung
- Andere Unternehmen oder vergleichbare Einrichtungen (z.B. Bauunternehmen), an die wir zur Durchführung der Geschäftsbeziehungen Ihre personenbezogenen Daten übermitteln
- Weitere Datenempfänger können Stellen sein, für die Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben.
5. Werden Daten in Drittländer übermittelt?
Eine aktive Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittländer findet nur statt, wenn dies zur Ausführung Ihrer Aufträge erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist.6. Wie lange werden meine personenbezogenen Daten gespeichert?
Ihre personenbezogenen Daten werden nur solange gespeichert, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist.
Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht. Es sei denn eine befristete und eingeschränkte Weiterverarbeitung ist für folgende Zwecke erforderlich:
- Erfüllung von handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen: Zu nennen sind das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO). Die dort festgelegten Fristen zur Aufbewahrung betragen bis zu 10 Jahre.
- Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Gemäß den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) beträgt die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre, unter besonderen Umständen bis zu 30 Jahren.
- Einhaltung telekommunikationsrechtlicher Speicherpflichten gemäß Telekommunikationsgesetz (TKG) und weiterer Gesetze
7. Welche Verpflichtung zur Bereitstellung und welche Folgen einer Nichtbereitstellung von Daten gibt es?
Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehungen müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, den Vertrag mit Ihnen abzuschließen oder diesen auszuführen.8. Besteht eine automatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling)?
Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehungen nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DSGVO. Sollten wir dieses Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.9. Welche Datenschutzrechte habe Ich?
Sie haben folgende Rechte:
- gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO das Recht, Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft uns gegenüber zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen;
- gemäß Art. 15 DSGVO das Recht auf unentgeltliche Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen;
- gemäß Art. 16 DSGVO das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen;
- gemäß Art. 17 DSGVO das Recht, die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
- gemäß Art. 18 DSGVO das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie
gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
- gemäß Art. 20 DSGVO das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und
- gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmens wenden. Eine Liste der Aufsichtsbehörden (für den nichtöffentlichen Bereich) mit Anschrift finden Sie unter: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO):
Soweit die Verarbeitung Ihrer Daten zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt, haben Sie das Recht, dieser Verarbeitung unter unseren oben angegebenen Kontaktdaten jederzeit zu widersprechen, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die dieser Datenverarbeitung entgegenstehen. Wir werden diese Verarbeitung dann beenden, es sei denn sie dient überwiegenden schutzwürdigen Interessen unsererseits.
Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung von Daten für Zwecke der Direktwerbung:
In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Direktwerbung zu betreiben. Sie haben das Recht, jederzeit unter den oben angegebenen Kontaktdaten Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen.
Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten zukünftig nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten. 
